Đối với công ty đăng ký lần đầu và đang sử dụng Hóa đơn điện tử của nhà cung cấp khác:
Sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức:
– Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số theo quy định tại Điều 6 Nghị định này chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số.
– Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.
Chứng thư số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức:
– Tất cả các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu đều có quyền được cấp chứng thư số có giá trị như quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định này.
– Chứng thư số cấp cho chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức phải nêu rõ chức danh và tên cơ quan, tổ chức của người đó.
– Việc cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức phải căn cứ vào các tài liệu sau:
a) Văn bản của cơ quan, tổ chức đề nghị cấp chứng thư số cho cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền hoặc chức danh nhà nước;
b) Bản sao hợp lệ quyết định thành lập, quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoặc văn bản xác nhận chức danh của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước đó.
Cách sử dụng chữ ký số, chứng thư số:
Tại Điều 12, 13 Quyết định 1970/QĐ-BTTTT ngày 22 tháng 11 năm 2018 Ban hành quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, chữ ký số tại Bộ Thông tin và Truyền thông quy định:
– Chữ ký số cá nhân ký trên văn bản điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cá nhân.
– Con dấu của đơn vị trên văn bản điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho đơn vị.
– Văn bản điện tử phải được ký số theo quy trình ký số đối với văn bản điện tử quy định tại Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Bộ.
– Vị trí ký số áp dụng theo quy định tại Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Bộ.
Cụ thể hơn, nhằm đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử hay chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
– Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Ngoài ra, chữ ký số sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính… mà không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty. Gần đây chữ ký số còn có thể giao dịch trong lĩnh vực kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để ký hợp đồng với các đối tác làm ăn trực tuyến mà không cần gặp nhau. Chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.
Chữ ký số điện tử là thiết bị đảm bảo an toàn và chính xác, có tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao, là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cá nhân/cơ quan/tổ chức yên tâm hơn với giao dịch điện tử của mình.
Chữ ký số sẽ giúp việc trao đổi dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian đi lại, chờ đợi, không phải in ấn hồ sơ. Việc ký kết cũng có thể diễn ra ở bất kì đâu, bất kì thời gian nào.
Giá trị pháp lý của chữ ký số:
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
– Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
* Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:
– Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
– Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
– Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
– Nghị định 165/2018/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2018 Về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
– Văn bản hợp nhất 5236/VBHN-BLĐTBXH ngày 13 tháng 12 năm 2018 hợp nhất Nghị định quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;
– Văn bản hợp nhất 37/VBHN-BTC ngày 18 tháng 9 năm 2020 hợp nhất Thông tư hướng dẫn giao dịch điện tử trên thị trường chứng khoán;
– Văn bản hợp nhất 33/VBHN-BTC ngày 06 tháng 8 năm 2020 hợp nhất Thông tư hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế;
– Quyết định 1970/QĐ-BTTTT ngày 22 tháng 11 năm 2018 Ban hành quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, chữ ký số tại Bộ Thông tin và Truyền thông.
Chữ ký số là phương tiện được sử dụng để xác thực nhân dạng của người gửi tin nhắn hoặc của người ký tài liệu và để đảm bảo một điều chắc chắn rằng nội dung gốc của tin nhắn hoăc tài liệu đã gửi sẽ không bị thay đổi.
Chữ ký số dễ dàng chuyển giao , không thể bắt chước bởi bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian. Chữ ký số có năng lực đảm bảo tài liệu gốc sẽ được gửi đến nơi và cả người gửi cũng không dễ để không công nhận nó sau này.
Một chữ ký điện tử có thể được sử dụng với bất kỳ loại tài liệu nào nếu nó được mã hóa hay không, đơn giản là người nhận có thể chắc chắn danh tính người gửi là ai và tin nhắn đó sẽ đến tận nơi mà không bị ai động chạm.
Chữ ký số ca2, vina,newca, ckca… là gì ?
Đây là các danh sách các nhà cung cấp chữ ký số được Bộ TT&TT cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, gồm nhiều tính năng như cung cấp chứng thư số (dạng như chữ ký đặc trưng của người nào đó) cho cơ quan, tổ chức, cá nhân; Chứng thư số SSL(chứng thư số dành cho website) và Chứng thư số CodeSigning(chứng thư số dành cho ứng dụng sử dụng cho các nhà sản xuất phần mềm để chứng thực và bảo đảm tính toàn vẹn của sản phẩm), xác thực chữ ký trong các giao dịch điện tử cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Tựu chung lại thiết thực và quan trọng nhất đó là 3 tính năng kê khai thuế online, BHXH online và khai hải quan điện tử. Thông thường bạn sẽ mua các thương hiệu chữ ký số này thông qua các đại lý chữ ký số.
“Chữ ký điện tử” là thông tin đi kèm theo dữ liệu (hình ảnh, văn bản, video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Để hình dung dễ hơn thì bạn dùng nó để xác nhận lời hứa hay cam kết của mình và sau đó không thể rút lại được. Chữ ký điện tử không đòi hỏi phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào một bản cam kết nào đó.
“Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Đơn giản nó như là một con dấu để xác nhận văn bản này là của của Doanh nghiệp sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản mà Doanh nghiệp giao dịch đặc biệt là với Cơ quan thuế, Hải Quan và Bảo Hiểm.
Chính là chữ ký số chỉ là tên gọi khác nhau mà thôi.
Chữ ký số tiếng anh là digital signature , đừng nhầm lẫn với chữ ký điện tử là electronic signature , mặc dù thường được dùng thay thế nhau nhưng không hoàn toàn cùng nghĩa.
Tóm lại sử dụng chữ ký số chỉ cần USB token này
USB token là thiết bị phần cứng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu giữ khóa bí mật của khách hàng. Các bạn có thể dùng USB token để ký điện tử cho các giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải Quan, Ngân Hàng Điện Tử…
+ Khóa công khai (Public Key): đây là các thông tin công cộng của khách hàng.
+ Khóa riêng (Private Key): đây là thông tin bí mật của khách hàng, được dùng để tạo rachữ ký số. Bản chất của việc sử dụng thiết bị USB Token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng này.
